Contract de prelucrare a datelor

Părțile și rolurile

Medicul sau clinica este operator: decide de ce și cum se prelucrează datele pacienților. ASTRAL DIGITAL S.R.L. (CUI 52226214, J2025055902004), care publică Profilmedic, este persoană împuternicită: prelucrează datele exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale operatorului.

Obiectul prelucrării

Preluarea și rutarea cererilor de programare, transmiterea confirmărilor și a reamintirilor, raportarea agregată către operator și, acolo unde operatorul a ales recepția AI, preluarea convorbirilor și a mesajelor pacienților de către un asistent automat.

Acolo unde operatorul le conectează: primirea, în panoul Profilmedic, a mesajelor private, a comentariilor și a recenziilor de pe paginile și conturile cabinetului (Facebook, Instagram, LinkedIn, Profilul de companie Google), trimiterea răspunsurilor scrise de echipa operatorului și publicarea postărilor aprobate de operator; asistentul automat de pe site-ul cabinetului.

Categoriile de date

Nume, date de contact, ora solicitată și serviciul solicitat. Nu cerem motivul consultației, simptome, diagnostice sau alte informații clinice: formularele pe care le construim nu au câmpuri pentru ele, iar asistentul automat nu le solicită.

Acolo unde operatorul a ales recepția AI, prelucrăm în plus transcrierea scrisă a convorbirilor cu asistentul și mesajele primite pe canalele conectate (WhatsApp, Facebook, Instagram, LinkedIn, formular, chatul de pe site-ul cabinetului). Audio nu se înregistrează. Dacă pacientul spune din proprie inițiativă ceva despre sănătatea lui, informația apare în transcriere: o vede doar operatorul și, pentru suport, echipa noastră. Transcrierile se păstrează 90 de zile, dacă operatorul nu stabilește altfel.

Pentru paginile și conturile conectate, prelucrăm și comentariile publice și recenziile primite (inclusiv recenziile din Profilul de companie Google), cu numele, identificatorul și poza de profil pe care le arată platforma. Mesajele, comentariile și recenziile rămân în registrul operatorului până când operatorul le șterge sau până la încetarea contractului. Accesul la aceste pagini și conturi se face printr-o conexiune pe care operatorul o aprobă pe platformă și o poate retrage oricând; parolele nu ajung la noi.

Prelucrări automate

Sistemele automate acționează asupra programării: potrivirea intervalelor orare, confirmări, reamintiri, reprogramări. În recepția AI, vorbirea se transcrie automat, iar un model de limbaj înțelege cererea și formulează răspunsul. Asistentul se prezintă de la primul mesaj ca asistent automat, nu interpretează simptome, nu dă sfaturi medicale și trimite la 112 orice semn de urgență. Răspunsurile pe rețelele sociale și la recenzii pleacă doar după ce un membru al echipei operatorului le scrie sau le confirmă; cele publice (la comentarii și recenzii) se confirmă separat, ca publice. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra pacientului sau să îl afecteze în mod similar; orice întrebare clinică ajunge la medic.

Locul prelucrării

Baza de date și găzduirea sunt în Uniunea Europeană. Furnizorii de email, telefonie, voce și modele de limbaj pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European, în principal în Statele Unite, pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau a cadrului UE–SUA privind confidențialitatea datelor, acolo unde furnizorul este certificat.

Pentru ce se întâmplă pe platformele lor, Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp), Google și LinkedIn sunt operatori separați, cu propriile politici de confidențialitate.

Măsuri de securitate

Criptare în tranzit și în repaus, acces restrâns pe bază de necesitate, jurnalizarea accesărilor, separarea mediilor și copii de siguranță testate.

Subcontractanți

Nu angajăm un alt subîmputernicit fără informarea prealabilă a operatorului și fără posibilitatea acestuia de a se opune. Lista curentă e publică, în politica de confidențialitate, la „Subîmputerniciții pentru cabinete”.

Asistență și incidente

Asistăm operatorul în soluționarea cererilor persoanelor vizate și în evaluările de impact. Notificăm orice încălcare a securității datelor fără întârziere nejustificată de la momentul la care luăm cunoștință de ea.

Încetare

La încetarea contractului, ștergem sau returnăm datele, la alegerea operatorului, și eliminăm copiile existente, în afara celor impuse de lege.

Obținerea documentului semnat

Scrie la contact@profilmedic.ro și îți trimitem varianta completă, gata de semnat. Nu este nevoie să fii client ca să o primești.