Politica de confidențialitate

Cine este operatorul

ASTRAL DIGITAL S.R.L., cu sediul în Str. Nucului nr. 4, Sângeorgiu de Mureș, jud. Mureș, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2025055902004, cod unic de înregistrare 52226214, obiect principal de activitate CAEN 7311 — Activități ale agențiilor de publicitate. Întreprindere socială atestată conform Legii 219/2015, seria MS/A nr. 0093 din 10.09.2025, valabil până la 10.09.2030.

Pentru datele colectate prin acest site, ASTRAL DIGITAL S.R.L. este operator în sensul GDPR. Ne poți scrie la contact@profilmedic.ro.

Ce date colectăm

Prin formularele de pe site (audit, contact, pachet, clinici) colectăm numele, specialitatea, orașul, adresa de email profesională și, dacă îl dai, telefonul.

Prin asistentul de chat de pe site: ce scrii în conversație și datele de contact pe care alegi să le dai. Prin telefon, la 0373 812 212: numărul de pe care suni, transcrierea scrisă a convorbirii cu asistentul, un rezumat al ei și datele de contact pe care le dai. Prin mesajele private trimise paginii de Facebook, contului de Instagram sau numărului de WhatsApp Profil Medic: ce ne scrii, numele și poza de profil pe care ni le arată platforma (pe WhatsApp, și numărul tău de telefon) și datele de contact pe care alegi să le dai. Apelurile pe WhatsApp la 0373 812 212 ajung la același asistent ca apelurile obișnuite și se tratează la fel: transcriere scrisă, fără înregistrare audio.

Convorbirile telefonice și conversațiile din chat

Nu înregistrăm audio convorbirile telefonice. Ce spui asistentului se transcrie în scris în timpul apelului, iar transcrierea se păstrează. Asistentul îți spune asta de la începutul apelului.

Dacă ceri să vorbești cu un om, ești transferat la Loredana Vale, din echipa noastră. Convorbirea cu ea se înregistrează audio și se transcrie, pentru evidența proiectului: ce ai cerut, ce s-a stabilit și ce urmează. Înainte de legătură, sistemul telefonic îți spune asta, iar dacă nu vrei înregistrarea apeși tasta 1 și vorbiți fără ea. Dacă Loredana nu răspunde, poți lăsa un mesaj, care se înregistrează și se transcrie la fel.

Din înregistrare facem automat un rezumat (cerințe, decizii, sarcini). Înregistrarea, transcrierea și rezumatul le vede doar echipa Profil Medic și se păstrează 12 luni, apoi se șterg automat.

Transcrierile apelurilor, conversațiile din chat și mesajele de pe Facebook, Instagram și WhatsApp se păstrează 90 de zile, atât la noi, cât și la furnizori, și apoi se șterg automat. Copia mesajelor din contul tău de Facebook, Instagram sau WhatsApp e a ta și rămâne la Meta, după regulile Meta. Păstrăm doar faptul că a avut loc o conversație (data, durata, canalul), ca să știm câte cereri primim. Datele pe care ni le dai pentru o cerere (nume, email, telefon) rămân în cererea ta, după regula de mai jos.

Poți refuza oricând. Spune-i asistentului, la telefon, în chat sau în mesaje, că nu vrei să păstrăm conversația, și o ștergem imediat după încheiere. Poți cere ștergerea și ulterior, la adresa de email de mai jos.

Temeiul este interesul nostru legitim de a-ți răspunde corect la ce ai cerut și de a avea evidența cererilor, respectiv demersurile pe care le faci înainte de un contract. Ai dreptul să te opui prelucrării bazate pe interesul legitim.

Prin formularul privat de profil (linkul primit pe email): datele profesionale pe care le completezi, adică specialitatea, gradul, codul de parafă dacă îl dai, locațiile, programul, prețurile, emailul, telefonul și acordurile.

Nu colectăm și nu solicităm date despre pacienți, nici în formulare, nici în chat, nici la telefon, și nu avem nevoie de acces la sistemele tale.

Asistentul automat

La chat, la telefon și în mesajele de pe Facebook, Instagram și WhatsApp îți răspunde un asistent automat, bazat pe inteligență artificială, și îți spune asta de la primul mesaj. Răspunde doar din textele publicate pe acest site, iar echipa citește conversațiile. Asistentul nu ia decizii în locul nostru: poate să-ți trimită linkul de profil sau să ne transmită cererea ta, iar restul îl facem noi.

De ce le colectăm

Exclusiv pentru a pregăti și a-ți trimite raportul de prezență online pe care l-ai solicitat, și pentru a-ți răspunde dacă ne scrii. Temeiul este executarea măsurilor precontractuale solicitate de tine, respectiv interesul nostru legitim de a comunica cu profesioniști despre serviciile noastre.

Cine le prelucrează pentru noi

Supabase: baza de date și înregistrările convorbirilor cu echipa, în Frankfurt (UE).
Hetzner: găzduirea site-ului și a asistentului de chat, în UE.
Resend: trimiterea emailurilor (confirmări, linkul de profil).
Twilio: linia telefonică și înregistrarea convorbirilor cu echipa (copia de la Twilio se șterge după ce o preluăm).
ElevenLabs: vocea asistentului și transcrierea convorbirilor, inclusiv a apelurilor pe WhatsApp.
Anthropic: modelul de limbaj care formulează răspunsurile, la chat și la telefon, și rezumatul convorbirilor înregistrate.
OpenAI: căutarea, în textele site-ului, a paragrafelor potrivite întrebării din chat.
Chatwoot: căsuța în care primim și trimitem mesajele de pe Facebook, Instagram și WhatsApp, inclusiv asistentul automat care răspunde acolo.
Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp): platforma prin care ne scrii. Pentru ce se întâmplă pe platforma sa, Meta e operator separat, cu propria politică de confidențialitate.

Resend, Twilio, ElevenLabs, Anthropic, OpenAI și Chatwoot pot prelucra datele și în afara Spațiului Economic European, în principal în Statele Unite. Transferul se face pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau a cadrului UE–SUA privind confidențialitatea datelor, acolo unde furnizorul este certificat.

Ce nu facem cu ele

Nu le vindem, nu le transmitem către terți în scopuri de marketing și nu le folosim pentru alt scop decât cel declarat aici.

Cât le păstrăm

Douăsprezece luni de la ultima interacțiune, dacă nu devii client. Dacă devii client, pe durata contractului și trei ani după, pentru obligațiile legale de arhivare.

Transcrierile convorbirilor cu asistentul, conversațiile din chat și mesajele de pe Facebook, Instagram și WhatsApp: 90 de zile. Înregistrările convorbirilor cu echipa, cu transcrierea și rezumatul lor: 12 luni. Apoi se șterg automat. Linkul privat de profil expiră după 90 de zile.

Drepturile tale

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție și portabilitate. Îți poți retrage consimțământul oricând, iar dezabonarea se face printr-un singur mesaj la adresa de mai jos. Ai dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Datele clienților noștri și ale pacienților lor

Când administrăm sistemul de programări al unui client, acesta este operator, iar noi suntem persoană împuternicită. Relația este guvernată de un contract de prelucrare separat, al cărui model este public pe acest site. Nu cerem pacienților date clinice: formularele pe care le construim captează numele, contactul, ora dorită și serviciul solicitat. Dacă medicul are recepția AI, convorbirile pacienților cu asistentul se transcriu în scris (audio nu se înregistrează) și se păstrează 90 de zile, dacă medicul nu stabilește altfel prin contract. Ce spune pacientul din proprie inițiativă, inclusiv despre sănătatea lui, poate apărea în transcriere; o văd doar medicul și, pentru suport, echipa noastră. Asistentul nu interpretează simptome și nu dă sfaturi medicale.

Dacă medicul își conectează paginile și conturile (Facebook, Instagram, LinkedIn, Profilul de companie Google) sau pune asistentul automat pe site-ul lui, în panoul Profilmedic ajung și mesajele private, comentariile și recenziile primite acolo, respectiv conversațiile din chatul de pe site, cu numele și poza de profil pe care le arată platforma. Le vede echipa medicului; răspunsurile le scrie sau le confirmă un om din echipa lui. Rămân în panou până când medicul le șterge sau până la încetarea contractului.

Calendarele medicilor (Google, Microsoft, Apple)

Medicul își poate conecta calendarul personal din Google Calendar, Outlook / Microsoft 365 sau iCloud. Conectarea o face doar medicul, din contul lui, și o poate retrage oricând din Profilmedic sau din contul furnizorului.

Ce citim: doar intervalele în care medicul e ocupat (început și sfârșit), ca să nu oferim pacienților ore în care nu e disponibil. Nu citim titlul, descrierea, locul sau participanții evenimentelor. La Google folosim permisiunea care arată doar disponibilitatea (calendar.freebusy).
Ce scriem, doar dacă medicul pornește „Trimite programările”: creăm în contul lui un calendar separat, numit „Profilmedic”, cu programările lui confirmate: ora, durata, locul și un titlu ales de el, implicit fără pacient (de exemplu „Consultație · Cabinet”). Numele întreg, telefonul și notele pacientului nu ajung acolo. La Google folosim permisiunea care dă acces doar la calendarele create de aplicație (calendar.app.created), nu la celelalte calendare ale medicului.
Cât păstrăm: intervalele ocupate se rescriu la fiecare citire (cel mult 90 de zile înainte) și se șterg când medicul deconectează calendarul. Cheia de acces stă criptată și se șterge la deconectare. Când medicul oprește trimiterea sau deconectează calendarul, ștergem din contul lui calendarul „Profilmedic” creat de noi.
Cui le dăm: nimănui. Datele primite de la Google, Microsoft sau Apple nu se vând, nu se folosesc pentru reclame și nu servesc la antrenarea modelelor de inteligență artificială.

Folosirea și transferul către alte aplicații ale informațiilor primite de la API-urile Google respectă Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele de utilizare limitată (Limited Use). Profilmedic's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Subîmputerniciții pentru cabinete

Pentru panoul cabinetelor (app.profilmedic.ro), unde suntem persoană împuternicită, lucrăm cu:

Supabase: baza de date a panoului, în Frankfurt (UE).
Hetzner: serverele panoului și ale asistentului automat de pe site-urile cabinetelor, în Nürnberg (UE).
Resend: emailurile către pacienți (confirmări, reamintiri).
Zernio (Zernio Software SL, Spania): conexiunea cu paginile și conturile cabinetului de pe Facebook, Instagram, LinkedIn și cu Profilul de companie Google, pentru mesaje, comentarii, recenzii și postări.
Amazon Web Services (Amazon Bedrock, profil de inferență UE, Frankfurt): modelul de limbaj care formulează răspunsurile asistentului de pe site-ul cabinetului și ciornele de răspuns la recenzii și comentarii, pe care echipa cabinetului le verifică înainte de publicare. Datele rămân în regiunile UE ale AWS.
ElevenLabs: asistentul de la telefon al cabinetului, acolo unde cabinetul îl folosește (vocea, transcrierea și rezumatul apelului).

Resend, ElevenLabs și o parte din jurnalele tehnice ale Zernio pot prelucra date în afara Spațiului Economic European, în principal în Statele Unite, pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau a cadrului UE–SUA privind confidențialitatea datelor, acolo unde furnizorul este certificat. Pentru ce se întâmplă pe platformele lor, Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp), Google și LinkedIn sunt operatori separați, cu propriile politici de confidențialitate. Nu adăugăm un subîmputernicit nou fără să anunțăm cabinetele, care se pot opune.

Contact

Pentru orice solicitare privind datele tale: contact@profilmedic.ro.